Verfall von Urlaub und Mitwirkungsobliegenheit des Arbeitgebers

Für Arbeitgeber ist der Umgang mit Urlaubsansprüchen längst kein reines Verwaltungsthema mehr. Die aktuelle Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) und des Bundesarbeitsgerichts (BAG) führt dazu, dass fehlerhafte oder unterlassene Hinweise erhebliche finanzielle Risiken nach sich ziehen können.

Nicht genommener Urlaub verfällt nur noch unter engen Voraussetzungen. Arbeitgeber müssen heute aktiv mitwirken, um einen Urlaubsverfall rechtssicher herbeizuführen.

Urlaub verfällt nicht mehr „von selbst“

Nach dem Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) ist der Urlaub grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen, ausnahmsweise bis zum 31. März des Folgejahres.

Für Arbeitgeber besonders wichtig: Der bloße Zeitablauf genügt nicht mehr, um Urlaubsansprüche zum Erlöschen zu bringen. Ohne ordnungsgemäße Mitwirkung bleibt der Anspruch bestehen – auch über mehrere Jahre hinweg.

Was Arbeitgeber konkret tun müssen

Nach der inzwischen gefestigten Rechtsprechung sind Arbeitgeber verpflichtet, ihre Arbeitnehmer aktiv auf die Inanspruchnahme des Urlaubs hinzuwirken (sog „Mitwirkungsobliegenheit“). Der Urlaubsverfall setzt voraus, dass der Arbeitgeber nachweisbar:
- den Arbeitnehmer individuell über den bestehenden Urlaubsanspruch informiert,
- ihn klar und rechtzeitig zur Urlaubsnahme auffordert und
- ausdrücklich auf den drohenden Verfall zum Jahresende bzw. zum Ende des Übertragungszeitraums hinweist.

Erst wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, kann sich der Arbeitgeber später erfolgreich auf einen Verfall des Urlaubs berufen.

Hohe formelle Anforderungen – Beweislast beim Arbeitgeber

Die Anforderungen an die Mitwirkungsobliegenheit sind aus Arbeitgebersicht streng:
- Pauschale Hinweise im Arbeitsvertrag, im Intranet oder in Rundschreiben reichen regelmäßig nicht aus.
- Der Hinweis muss konkret, individualisiert und verständlich sein.
- Der Arbeitnehmer muss erkennen können, wie viele Urlaubstage ihm noch zustehen.
- Der Hinweis muss so rechtzeitig erfolgen, dass der Urlaub tatsächlich noch genommen werden kann.

Im Streitfall trägt regelmäßig der Arbeitgeber die Darlegungs- und Beweislast dafür, dass er seinen Pflichten ordnungsgemäß nachgekommen ist. Eine schriftliche Dokumentation ist daher dringend anzuraten.

Langzeiterkrankung: Zusätzliche Pflichten für Arbeitgeber

Bei dauerhaft arbeitsunfähigen Arbeitnehmern gilt:
- Urlaubsansprüche verfallen erst 15 Monate nach Ablauf des Urlaubsjahres.
- Wird der Arbeitnehmer wieder arbeitsfähig, muss der Arbeitgeber erneut aktiv werden und über den bestehenden Urlaub sowie den drohenden Verfall informieren.

Auch hier kann ein fehlender Hinweis dazu führen, dass Urlaubsansprüche weiter bestehen bleiben.

Wirtschaftliche Risiken bei Pflichtverstößen

Aus Arbeitgebersicht sind die Folgen besonders relevant:
- Urlaubsansprüche können sich über Jahre ansammeln.
- Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses entstehen häufig erhebliche Urlaubsabgeltungsansprüche.
- In Betriebsprüfungen oder arbeitsgerichtlichen Verfahren wirken sich Versäumnisse regelmäßig zu Lasten des Arbeitgebers aus.

Gerade bei langjährigen Arbeitsverhältnissen können sich so erhebliche finanzielle Belastungen ergeben.

Handlungsempfehlung für Arbeitgeber

Arbeitgeber sollten ein standardisiertes und dokumentiertes Urlaubsmanagement etablieren. Bewährt hat sich insbesondere:
- eine jährliche Ermittlung des individuellen Urlaubsstands,
- ein schriftlicher, personalisierter Hinweis zum Urlaubsverfall (z. B. im jeweils ersten Quartal des Jahres),
- eine klare interne Zuständigkeit und
- die revisionssichere Dokumentation der Hinweise.

So lassen sich Haftungsrisiken deutlich reduzieren.

Fazit
Der Verfall von Urlaub setzt heute aktives Handeln voraus. Wer als Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten nicht ernst nimmt oder nicht dokumentiert, riskiert dauerhaft fortbestehende Urlaubsansprüche und hohe Abgeltungsforderungen. Eine rechtssichere Gestaltung der internen Prozesse ist daher unerlässlich.

Autor: André Hüpsel, Rechtsanwalt für Arbeitsrecht in Mönchengladbach, Erkelenz und Moers